Regolamento, edizione 2018

Zagara è la mostra-mercato del giardinaggio e del florovivaismo organizzata dall'Orto Botanico del Centro Servizi Sistema Museale dell'Università degli Studi di Palermo. Giunta ormai alla XVI edizione, è aperta alla partecipazione di vivaisti-produttori italiani e stranieri, per la presentazione delle loro collezioni di piante e fiori poco noti, insoliti, curiosi, rari. Lo scopo della manifestazione, i cui proventi sono destinati al sostegno dell'Orto Botanico, è quello di promuovere e diffondere la cultura del giardino, del paesaggio, dei fiori e delle piante.

Essa avrà luogo nei giorni 23, 24 e 25 marzo 2018.

Indicazioni generali

1. Alla mostra potranno essere esposte esclusivamente piante, sementi e bulbi, rizomi, piccoli utensili e attrezzi per il giardinaggio. La mostra è, altresì, aperta anche alla partecipazione dell'editoria specializzata, alle associazioni, alle istituzioni ed enti del settore. In ogni caso l'80% degli spazi espositivi sarà destinato alle aziende vivaistiche.
2. Come citato in premessa, la mostra è aperta a collezioni di piante e fiori poco noti, insoliti, curiosi e rari. Gli espositori saranno selezionati per il pregio delle collezioni, la qualità delle varietà ornamentali e per le rarità botaniche proposte. Pertanto, non saranno prese in considerazione richieste di partecipazione nelle quali vengono indicate piante comuni ampiamente commercializzate e quelle dove compaiono indicazioni generiche tipo "piante ornamentali" o altro.
3. Le piante e gli articoli esposti dovranno corrispondere esattamente a quelli indicati nella domanda di partecipazione. Si fa presente, anche, che l'esposizione di piante non corrispondenti a quanto indicato in precedenza potrà essere causa di esclusione dalla manifestazione, senza dar diritto ad alcuna restituzione della somma versata per l'utilizzo degli spazi dell'Orto Botanico.
4. Al fine di garantire un corretto svolgimento della manifestazione, gli espositori dovranno occupare esclusivamente lo spazio espositivo assegnato dalla Direzione della mostra rispettando i limiti di superficie concessi.
5. Ogni espositore dovrà essere in possesso di tutte le autorizzazioni previste dalla legge per la vendita dei propri prodotti. Sarà, inoltre, responsabile per gli eventuali danni a cose e persone dipendenti dalla propria attività.
6. Gli espositori sono tenuti a corredare le piante della pertinente etichetta recante il nome.
7. La cura e la manutenzione degli spazi espositivi spetta agli espositori che sono tenuti a raccogliere i rifiuti in idonei sacchi da depositare nei punti di raccolta indicati. Al termine della manifestazione, gli espositori dovranno lasciare lo spazio espositivo nelle normali condizioni d'uso e nello status in cui l'hanno trovato.
8. La Direzione assicurerà un'efficace campagna pubblicitaria sulla stampa anche di settore, sia cartacea che digitale, integrata con il sito web dell'Orto Botanico e con le pagine dei social networks a cui l'Orto Botanico è registrato (Facebook,  Instagram).
9. Gli orari per l'accesso al pubblico sono i seguenti: dalle ore 9,00 alle 18,00. In considerazione che domenica 25 marzo tornerà in vigore l'ora solare, per questa data la manifestazione avrà chiusura alle ore 19,00.
10. Gli espositori dovranno assicurare la loro presenza presso lo spazio espositivo almeno 30 minuti prima dell'apertura e durante tutte le ore di accesso del pubblico alla mostra. In caso di eventuali danni o furti dovuti a mancata sorveglianza o negligenza da parte dell'espositore, la Direzione non potrà essere ritenuta responsabile.
11. Sarà assicurata la sorveglianza notturna (ore 20,00 - 7,00 del giorno successivo) degli spazi espositivi da giovedì 22 marzo (ore 20,00) a lunedì 26 (ore 7,00).
12. Ogni esigenza straordinaria e/o particolare al di fuori del presente regolamento va preventivamente concordata con la Direzione.
13. In caso di condizioni meteorologiche avverse, la manifestazione si svolgerà ugualmente e gli espositori non potranno lasciare in anticipo la manifestazione. L'Organizzazione, in ogni caso, valutata la reale situazione, si riserva di adottare le opportune misure (continuazione, cessazione o modifiche della manifestazione) e gli espositori saranno tenuti ad adeguarvisi. Non sarà effettuato alcun rimborso totale o in quota parte dell'importo pagato al Centro Servizi SIMUA - UNIPA per l'utilizzo degli spazi dell'Orto Botanico.
14. La Direzione si riserva la facoltà di premiare la migliore realizzazione espositiva con targa ricordo e la concessione gratuita dello spazio espositivo nell'edizione successiva.
15. Richiesta di partecipazione e adempimenti
16. Ciascun espositore dovrà compilare, firmare ed inviare via fax o via mail il modulo d'iscrizione che troverà sul sito (www.ortobotanico.unipa.it) o in allegato sulle email di invito entro e non oltre il 10 febbraio 2018. La Direzione provvederà a comunicare l'accettazione o meno della domanda di partecipazione.
17. La quota da versare è di € 150,00 + IVA (al 22%) per ciascuna postazione.
18. Gli espositori provenienti dal centro-nord Italia beneficeranno di uno sconto pari al 50%. Gli espositori provenienti dall'estero, beneficeranno, invece, di uno sconto dell'80%.
19. Tutti gli espositori, entro il 10 marzo 2018, dovranno effettuare il pagamento versando la relativa quota, esclusivamente tramite bonifico bancario (IBAN IT09A0200804682000300004577 - Per estero: SWIFTCode: UNCRITMMPAE intestato a Università degli Studi di Palermo) con causale "D23 -Zagara Marzo 2018". Copia della ricevuta del bonifico effettuato dovrà essere inviata via mail (botanica@unipa.it).
20. Non appena l'Organizzazione riceverà la copia del bonifico effettuato, provvederà ad inserire l'espositore nella lista dei partecipanti per il 2018, consultabile direttamente nella pagina web della manifestazione che verrà aggiornata costantemente e ad assegnare definitivamente il posto. Non saranno ammessi alla manifestazione coloro che non sono in regola con il pagamento.
21. L'invio della domanda di partecipazione costituisce impegno irrevocabile per la ditta richiedente e comporta l'accettazione incondizionata del presente regolamento e di tutte le condizioni in esso contenute o che verranno in futuro impartite dalla Direzione della mostra per migliorarne il funzionamento.
22. Gli espositori che, per legittima e comprovata impossibilità, non fossero in grado di intervenire alla manifestazione, potranno richiedere alla Direzione lo scioglimento dell'impegno assunto entro e non oltre 20 giorni antecedenti l'inizio della Mostra (entro e non oltre cioè il 2 marzo 2018). In tal caso l'Orto Botanico restituirà all'espositore rinunciatario il 50% del totale relativo alla quota di iscrizione; se la rinuncia avvenisse dopo il tempo sopraindicato, l'espositore sarà tenuto al pagamento dell'intera somma. La Direzione si riserva poi il diritto di assegnare ad altro espositore lo stand dell'espositore rinunciatario.

Allestimento

1. La posizione dello stand, che dovrà essere conforme a canoni estetici adeguati (vietato l'uso di ogni tipo di carrello CC), è decisa dalla Direzione della manifestazione che terrà conto sia delle posizioni delle edizioni passate sia della tipologia di piante esposte in modo da non far stare vicini espositori con stesse tipologie di piante e/o articoli. L'assegnazione, a meno di impedimenti dovuti a cause di forza maggiore, non sarà suscettibile di modifiche e sarà resa nota entro il 16 marzo.
2. Per il trasporto e l'istallazione all'interno della Mostra, l'espositore dovrà adottare tutte le misure e cautele necessarie per evitare danni di qualunque genere a persone, cose o strutture esistenti. L'espositore è tenuto a risarcire completamente eventuali danni.
3. Le operazioni di scarico e allestimento, prima della manifestazione, potranno avvenire giovedì 22 marzo 2018 dalle 8,00 alle 17,00. Esse potranno continuare venerdì 23 marzo dalle 7,00 non oltre le ore 9,30. In ogni caso, l'allestimento dello stand deve essere garantito per le ore 10,00 dello stesso giorno di apertura.
4. La dismissione degli stand può essere avviata domenica dopo la chiusura e non oltre le ore 22,00 e potrà continuare nella giornata di lunedì 26 marzo dalle ore 8,00 alle ore 17,00.
5. Il percorso dei mezzi degli espositori per accedere agli spazi espositivi è unicamente quello indicato nella planimetria fornita che verrà inviata all'atto della conferma dell'iscrizione. In ogni caso, sarà consentito l'accesso da via Lincoln solo a coloro che dispongono di spazi espositivi limitrofi al Ginnasio e alla prima metà del viale Centrale. Tutti gli altri espositori potranno accedere dal cancello carrabile di via Archirafi, 40. Si fa presente che ai mezzi oltre i 10 quintali non sarà consentito di raggiungere la parte storico-monumentale del giardino.
6. In nessun caso, durante l'orario di apertura al pubblico, è consentito accedere con qualsiasi mezzo a motore agli spazi espositivi né saranno consentite operazioni di carico e scarico di piante e altra merce.
7. La Direzione si riserva di fornire, attraverso il sito web, informazioni utili sia per l'alloggio che per il parcheggio dei mezzi.